Quer se livrar da papelada? Veja os prazos para guardar documentos

A tarefa de colocar os papéis em ordem, comum no início de cada ano, exige mais do que organização. É necessário seguir uma série de regras e leis. Ao arquivar contratos, recibos, notas fiscais e garantias é preciso tomar alguns cuidados para não ter problemas no futuro. E não basta cumprir apenas os prazos determinados em lei, dizem advogados especializados em direito do consumidor.

— Além de guardar os recibos de mensalidades por cinco anos, recomendo que se guarde o contrato firmado com as instituições de ensino por, ao menos, três anos. Assim será possível comparar os documentos anualmente e entender as mudanças feitas em relação a parâmetros de reajuste e até mesmo de prestação de serviços — diz Maria Inês Dolci, vice-presidente do Conselho Diretor da Proteste.

Notas fiscais e termos de garantias, diz Maria Inês, devem ser guardados por toda a vida útil do produto. Contratos de trabalho, rescisões, certidões de casamento e nascimento devem ser armazenados por prazo indeterminado.

Igor Marchetti, advogado do Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (Idec), afirma que esses cuidados são para aumentar a segurança do consumidor:

— Guardar documentos que comprovam pagamentos é uma proteção que permite contestar cobranças indevidas. Os prazos mencionados são referentes à prescrição prevista em lei.

Para quem se deu conta que não tem em mãos documentos importantes, o professor Bruno Miragem, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), orienta que se peça segunda via dos documentos às empresas e recomenda que o consumidor adquira novos hábitos este ano:

— A empresa não pode se negar a fornecer um documento de quitação. Se houver negativa de entregar o recibo, o Código Civil autoriza o devedor a depositar em juízo para obter a prova do pagamento.

TRIBUTOS

Comprovantes de tributos, como IPTU, Imposto de Renda, e outros devem ser guardados por cinco anos, considerando o primeiro dia útil do ano seguinte ao da quitação dos débitos. No caso do Imposto de Renda, todos os documentos comprobatórios da declaração também devem ser arquivados pelo mesmo prazo.

ALUGUEL E CONDOMÍNIO

Os recibos de quitação de aluguéis e condomínio devem ser mantidos durante todo o contrato. E, ao fim dele, os comprovantes de pagamento de aluguel devem ser armazenados por três anos. Já os de condomínio, Miragem recomenda que sejam guardados por dez anos, pois não há prazo especificado no Código Civil.

COMPROVANTE DE CAIXA ELETRÔNICO

O consumidor tem direito a documento comprobatório que dure o suficiente para evitar cobranças indevidas no prazo de prescrição. Marchetti lembra que se o consumidor morar no Estado de São Paulo poderá se valer da Lei 13.551/09 que obriga a emissão de documento durável para este fim. Todos os consumidores estão protegidos pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). Miragem orienta a fazer fotocópia ou foto do recibo, já que a maioria apaga. Ambas as provas, no entanto, podem ser questionadas na Justiça.

ÁGUA, LUZ, TELEFONE, ESCOLA...

Os serviços prestados de forma contínua, como fornecimento de água, energia elétrica, telecomunicações, instituições de ensino e cartão de crédito, de acordo com a lei 12.007/2009, devem ser mantidos por cinco anos. Podendo os recibos mensais serem substituídos pela declaração anual de quitação.

NOTA FISCAL E GARANTIAS

Notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis, recibos de pagamento e certificados de garantia devem ser guardados durante a vida útil do produto/serviço, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

PRODUTOS PERECÍVEIS

As notas de compras, em lojas e supermercados, de produtos perecíveis devem ser arquivadas por um mês, pelo menos. Caso um item apresente problemas, poderá ser trocado com a apresentação do cupom fiscal. Em caso de consumir um produto estragado e ter prejuízo de saúde ou financeiro, o consumidor deve guardar a nota por cinco anos, prazo em que poderá ingressar com pedido de indenização na Justiça.

PLANO DE SAÚDE

Proposta e contrato de planos de saúde devem ser guardados por todo o período em que estiver em vigor. Recomenda-se ter sempre em mãos, ao menos, os recibos de 12 meses anteriores ao último reajuste. O contrato de seguro saúde segue as regras dos seguros em geral: qualquer reclamação ou ação judicial deve ser feita no prazo de um ano. Para plano de saúde, são cinco anos.

SEGURO

Proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência do contrato. Mesmo que haja alteração contratual durante a vigência, o documento não deve ser descartado.

RECIBO ESCOLAR E CARTÃO DE CRÉDITO

Em caso de perda dos comprovantes de pagamento do cartão de crédito ou da mensalidade escolar, que devem ser guardados por cinco anos, pode-se pedir à empresa um extrato ou declaração anual comprovando o pagamento, com base no artigo 6º inciso III, do CDC.

EXTRATOS DE BANCOS

Recomenda-se que os extratos, como forma de demonstração da movimentação bancária, sejam guardados por um ano. Além dessa função, lembra o Idec, eles podem servir de comprovantes de pagamento para contestar eventuais cobranças. Caso o consumidor não os tenha, poderá exigir esses extratos da instituição financeira.

RECIBO DE PAGAMENTO, SALÁRIO E INSS

Se você contrata funcionários ou mesmo empregados domésticos, deve manter por cinco anos os recibos de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, além do controle de ponto. O mesmo vale para os recibos de pagamentos de profissionais liberais, como médicos, professores e advogados. Com relação aos recibos de INSS e FGTS, o advogado Hamilton Quirino recomenda que sejam armazenados por dez anos.

QUITAÇÃO ANUAL

De acordo com a Lei 12.007/2009, todas as prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a fornecer a declaração anual de quitação. Esse documento deve ser enviado ao consumidor até maio. De acordo com a própria lei, a declaração substitui os demais comprovantes do ano de referência. Maria Inês destaca, no entanto, que, caso o consumidor esteja discutindo o valor de alguma fatura ou precise acompanhar o perfil de consumo, que guarde as contas em questão.

PERDEU COMPROVANTE

Marchetti, do Idec, diz que o consumidor que perdeu algum comprovante de pagamento pode solicitar esclarecimento à empresa, pedindo consulta sobre pendências em seu nome. O artigo 43 do CDC diz que ele pode exigir as informações dos arquivos da empresa.

SEGUNDA VIA

A emissão de segunda via de nota fiscal não é obrigatória por lei, mas o Idec entende que faz parte do princípio da boa-fé a sua emissão, com base no artigo 4º, III do CDC. Cobrar por essa emissão é considerado abusivo. O consumidor pode solicitar a segunda via no prazo de até cinco anos, período definido por lei para guarda de documentos.